O processo de importação é composto por diversas etapas, desde o planejamento até o despacho e a emissão de nota fiscal de entrada. Por esse motivo, os KPIs na importação são essenciais para controle e gerenciamento da operação.
O que é KPI?
Primeiramente, explicamos que KPI (Key Performance Indicator) pode ser entendido como indicador. São métricas, a partir de uma base de dados, que demonstram o andamento de um processo.
Cada empresa define quais parâmetros devem ser analisados de suas importações. Em seguida, definem-se as metas e a criação da metodologia para a coleta dos dados. Por fim, a empresa passa a acompanhar e avaliar os resultados.
No mercado de comércio exterior, é essencial falar de um KPI, pois não se trata apenas de mapear a operação, mas de gerar eficiência e transparência.
Afinal, basta ver como funciona a ideia na prática. A empresa que visualiza todas as suas operações em conjunto de forma clara e mensurável transmite confiabilidade e segurança. A gestão das operações com KPIs na importação traz diversas vantagens. Veremos um pouco mais a seguir.
Vantagens de implementar indicadores de desempenho na importação
Além da escolha dos KPIs a serem analisados, as empresas podem também definir seu SLA (Service Level Agreement, ou em português, Acordo de Nível de Serviço).
O SLA refere-se aos níveis de qualidade dos serviços prestados e prazos que a empresa deseja atingir. Quando o importador contratar um agente de carga, por exemplo, ele pode estabelecer um SLA com um objetivo a ser cumprido. Dessa maneira, determinam-se os KPI em função do SLA para saber se a operação ocorreu conforme o combinado.
O processo de importação consiste nas seguintes etapas: planejamento, prontidão de carga, booking (confirmação de reserva no navio), licenças, instrução de embarque, presença de carga, despacho e desembaraço aduaneiro e emissão de nota fiscal por parte do importador para transitar com a mercadoria nacionalizada até a sua fábrica/armazém. Logo, se uma empresa atua com um volume grande de carga, o controle de cada processo pode ser mais difícil. Nesse sentido, os KPIs possibilitam um melhor gerenciamento e capacidade de inferir o nível de sucesso da operação.
Os KPIs podem promover também a competitividade. Afinal, o melhor gerenciamento proporciona redução de tempo e de custos em algumas etapas do processo. Isso é possível pois, ao tornar o processo de importação mensurável, a empresa qualifica o seu desempenho. Esta atitude contribui para a tomada de decisão e o planejamento estratégico, além de aumentar a eficiência e promover a transparência, impactando diretamente na qualidade do serviço prestado.
3 KPIs que não podem faltar no seu planejamento de importação
Diversas empresas utilizam KPIs para analisar seus processos.
Informações como volumetria da carga transportada, quantidades de embarques, tempo de transporte, custos da operação, modal de transporte utilizado, custos de armazenagem e atrasos são exemplos de possíveis medições. Estes controles contribuem para identificar as etapas, reduzir custos e, principalmente, fornecer dados para a tomada de decisão.
A seguir, vamos entender quais KPIs não podem faltar ao realizar a primeira etapa do processo de importação, isto é, o planejamento.
KPI no lead time
O lead time na importação é uma métrica que mensura o tempo desde a compra até a chegada da mercadoria. Portanto, é o cálculo do tempo de grande parte do processo de importação, desde o momento do pedido, passando pela produção, despacho e entrega final.
Este é um dos KPIs mais utilizados. Afinal, saber o tempo médio do transporte de determinado produto é essencial para passar uma previsão ao cliente, como também realizar o acompanhamento com maestria.
Pode-se parametrizar os KPIs de acordo com a informação que a empresa precisa. O importador, por exemplo, precisa saber qual é o tempo total do processo. Entretanto, para o exportador e produtor pode ser vantajoso entender detalhes do o leadtime, como o tempo de produção. Dessa forma, ele poderá identificar os gargalos existentes em sua operação.
É comum haver confusão entre lead time e o termo transit time. Porém, este último calcula exclusivamente o tempo de transporte de um ponto a outro. Já o lead time considera o processo como um todo.
Canais de parametrização
Entre as etapas do processo de importação, existe o despacho aduaneiro. Este é o momento em que a carga passa pelo processo de fiscalização. A declaração aduaneira pode ser parametrizada nos seguintes canais: verde, amarelo, vermelho ou cinza. A depender do canal selecionado pela Receita Federal do Brasil, a carga pode demandar mais ou menos tempo para a liberação.
Por isso, KPIs que demonstrem o volume de carga e seus respectivos canais de parametrização impactam diretamente no custo do processo, porque esse atraso pode gerar mais custos de armazenagem, além de demandar mais tempo para a entrega da mercadoria.
KPI para calcular custos logísticos
Essa métrica é determinante quando o assunto é custo logístico. Com essa informação em mãos, é possível identificar quais etapas da operação geram mais custos e se existem maneiras de reduzi-los.
A depender da metodologia utilizada para a coleta desse dado, pode-se fazer esta análise juntamente com outro KPI, como a volumetria. Dessa forma, a empresa poderá encontrar pontos para renegociação de fretes ou fornecedores mais econômicos, com base no volume de operações.
Existem diversos tipos de custos logísticos numa operação de comércio exterior. Alguns exemplos desses custos são taxas, armazenagens, frete interno, frete internacional, além da prestação de serviços.
Com os KPIs, a empresa consegue visualizar o peso desses custos em seus processos e encontrar possíveis gargalos e/ou pontos de melhoria para possíveis reduções.
Os KPIs trazem benefícios incalculáveis quando se trata do seu planejamento de importação, transformando a análise de dados em tomadas de decisões mais assertivas que guiarão toda a operação.
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